Conheça 6 passos eficientes para aplicar em Gestão de Riscos

A gestão de riscos é algo fundamental para as empresas e pode ser aplicada com excelência por meio de metodologias confiáveis e apoio de profissionais qualificados. O Escritório de Projetos (PMO( tem uma função importante nas etapas a seguir.

É preciso ter um bom gestor de projetos para que um projeto saia das pranchas e se torne realidade.  A maioria das empresas bem sucedidas possuem um bom gestor de projetos na sua equipe que são responsáveis por coordenar o planejamento e execução dos projetos da empresa. Além dessas responsabilidades o gestor também faz  o controle de riscos. A seguir você verá 6 passos eficientes que te ajudarão a fazer uma boa gestão de riscos para os projetos do seu PMO.

 1. Análise SWOT

SWOT nada mais é que um acrônimo em inglês para Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats. Em português, sua sigla é FOFA: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Essa é uma ferramenta muito usada no planejamento estratégico das empresas, e também pode ser adotada no planejamento de riscos.

2. Eixo de probabilidade

A maioria do trabalho realizado durante a gestão de riscos é a medição das probabilidades de realização dos problemas. Mas não basta calcular os riscos de forma isolada, é preciso conjugá-los, compará-los e, por vezes, selecionar aqueles que são prioridade em meio às tarefas dos colaboradores.

Pensando nisso foi criado o eixo de probabilidade, também chamado de matriz de riscos. Nessa matriz, cada um dos riscos em potencial é representado em uma tabela composta de 2 eixos. No primeiro eixo, entram as probabilidades de os problemas se concretizarem. Nesse caso, a escala que pode ir de:

• Muito pouco possível;
• Pouco possível;
• Possível;
• Muito possível;
• Extremamente possível.

No segundo eixo, entram informações sobre o impacto que o risco pode causar. Ele pode variar entre:

• Sem impacto;
• Pouco impactante;
• Impacto moderado;
• Impacto alto;
• Impacto muito alto.

Para determinar se uma ação apresenta um risco alto, moderado ou baixo é preciso considerar essas 2 informações. Na ponta mais extrema, temos o risco extremamente possível e com impacto muito alto. Logo, temos um risco alto que exige uma resposta imediata. Mas existem nuances dentro da própria matriz de probabilidades. Riscos muito pouco possíveis com impacto moderado podem, por exemplo, ser considerados riscos baixos e, portanto, não precisar de tantas ações ou recursos para serem prevenidos.

Durante a gestão de riscos, é essencial listar cada uma das probabilidades dentro do eixo e classificá-las de acordo com seu grau de impacto. Assim é possível estabelecer um ranking de prioridades e, em seguida, definir quais ações deverão ser tomadas para cada um desses itens.

3. Análise Preliminar de Riscos

Também conhecida pela sigla APR, a Análise Preliminar de Riscos é um procedimento bastante conhecido por profissionais de saúde e da segurança do trabalho. Trata-se, basicamente, de um protocolo de prevenção a acidentes de trabalho que deve ser realizado rotineiramente pelos envolvidos em determinada atividade. Consiste na descrição detalhada do trabalho a ser executado, bem como do número de profissionais envolvidos e dos equipamentos usados.

Em geral, a APR é realizada em formulários simples, em que devem constar as seguintes informações:

• Risco;
• Provável causa do risco;
• Possível impacto do risco;
• Controles preventivos.

Depois de preenchido pelo profissional que fará a atividade descrita, a APR é avaliada por uma liderança, que só autorizará o início dos trabalhos se considerar que o risco foi amenizado. Caso contrário, o líder em questão pode suspender a atividade ou recomendar novas ações de controle preventivo para que tudo seja realizado em perfeitas condições de segurança.

4. Estrutura Analítica de Riscos

Tanto a Análise Preliminar de Riscos quanto o eixo de probabilidades são ferramentas que buscam usar algumas informações-chave: as chances de um problema acontecer e o que é preciso fazer que ele não aconteça. Existem nessas 2 metodologias uma espécie de hierarquização dos riscos, indo do mais grave e urgente para o mais simples.

Uma maneira eficiente de classificar ou definir o nível dos riscos é a Estrutura Analítica de Riscos (EAR). Nessa modalidade, cada uma das ações e seus problemas potenciais são enquadrados em uma série de definições, ainda sendo consideradas quanto ao seu nível de gravidade.

5- Classificação

No primeiro momento, é preciso fazer uma definição concreta de onde vem o risco, sua origem e seu contexto. Na Estrutura Analítica de Riscos, os potenciais problemas são divididos em 2 grandes famílias: riscos externos e riscos internos.

Na primeira, listamos os riscos externos, categoria que abrange problemas com fornecedores, legislação governamental, regulação do mercado, concorrência, mão de obra externa e até fatores globais, como a opinião pública ou grupos de interesse no negócio. A segunda divisão corresponde aos riscos internos, que devem ser descritos de maneira minuciosa. Para isso, subdividimos esse quadrante em outros menores:

• Técnico: aqui entram mudanças de tecnologia, a infraestrutura disponível para a realização do projeto, bem como a performance potencial da equipe;
• Organizacional: aqui são listados problemas com orçamento, financiamento, cadeias de comando organizacional, pressão de acionistas ou de franqueados e outros itens ligados a procedimentos gerenciais corporativos;
• Legal: o foco aqui está na segurança jurídica, listando problemas com contratos, com sindicatos e até mesmo a garantia dada a produtos com defeitos ou serviços indevidamente realizados;
• Projeto: aqui entram as dificuldades do projeto em si, como o estouro de prazos, o controle de recursos e da equipe, bem como a comunicação com as partes interessadas sobre o que sua empresa está realizando;
• Comercial: aqui é preciso verificar possíveis problemas com fornecedores de matéria-prima, certificar-se de que os contratos estão de acordo com as necessidades e o tempo estipulados pela empresa — de certa forma, o comercial está ligado ao risco externo.

6- Riscos e o PMO

O Escritório de Projetos deve compilar todos os riscos identificados e seus respectivos planos de resposta. Isso deve ser feito conforme a complexidade de cada projeto e com foco nas maiores ameaças e as melhores possibilidades de oportunidades.

 Faça contato para saber mais sobre Gestão de Projetos & PMO.

*Fonte: Fundação Dom Cabral