Dez melhores práticas para Cronogramas segundo o GAO

Por:Mídias
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09

abr 2020

O QUE É GAO?

O GAO (Government Accountability Office), traduzido Gabinete de Contas do Governo dos EUA, que é responsável por auxiliar o Congresso na supervisão do Governo Federal, incluindo as agências de administração de fundos públicos.

10 PRÁTICAS PARA CRONOGRAMAS

As dez melhores práticas associadas a um cronograma confiável e de alta qualidade são os seguintes:

1. CAPTURAR TODAS AS ATIVIDADES

O cronograma deve refletir todas as atividades definidas na estrutura de detalhamento do trabalho do programa, que define em detalhes o trabalho necessário para alcançar os objetivos de um projeto, incluindo atividades que o proprietário e os contratados devem realizar.

2. SEQUENCIAR TODAS AS ATIVIDADES

O cronograma deve ser planejado para que o programa crítico de datas possa ser cumprido. Para fazer isso, as atividades devem ser logicamente sequenciadas e vinculadas – ou seja,  listadas na ordem em que devem ser executadas e unidas à lógica. Em particular, uma atividade predecessora deve iniciar ou terminar antes de seu sucessor. Restrições de data e os atrasos devem ser minimizados e justificados. Isso ajuda a garantir que a interdependência de atividades que levam coletivamente à conclusão de atividades ou marcos possam ser estabelecidos e usados para orientar o trabalho e medir o progresso.

3. DESIGNAR RECURSOS PARA TODAS AS ATIVIDADES.

O cronograma deve refletir os recursos (mão-de-obra, materiais, viagens, instalações, equipamentos e similares) necessários para realizar o trabalho, eles estarão disponíveis quando necessário e quaisquer restrições de financiamento ou tempo. 

4. ESTABELECER A DURAÇÃO DE TODAS AS ATIVIDADES.

O cronograma deve refletir realisticamente quanto tempo cada atividade levará. Quando a duração de cada atividade é determinada, a mesma lógica, dados históricos e premissas usadas para a estimativa de custos devem ser usados. As durações devem ser razoavelmente curtas e significativas e devem permitir discretas medições de progresso. As programações que contêm pacotes de planejamento e resumo de planejamento, como as atividades normalmente refletem durações mais longas até serem divididas em pacotes de trabalho ou atividades específicas. 

5. VERIFICAR SE O AGENDAMENTO PODE SER RASTREADO HORIZONTALMENTE E VERTICALMENTE.

O horário deve ser rastreável horizontalmente, o que significa que deve vincular produtos e resultados associado a outras atividades sequenciadas. Esses links são comumente referidos como “Transferências” e servem para verificar se as atividades estão organizadas na ordem certa para alcançar produtos ou resultados agregados. A programação também deve ser rastreável verticalmente – isto é, os dados são consistentes entre os diferentes níveis de uma programação. Quando os horários são agendamentos de nível inferior rastreáveis ​​verticalmente, são claramente consistentes com agendamentos de nível superior.

6. CONFIRMAR QUE O CAMINHO CRÍTICO É VÁLIDO.

 O cronograma deve identificar o caminho crítico do programa – o caminho de maior duração através da sequência de atividades. É necessário estabelecer um caminho crítico válido para examinar os efeitos de qualquer atividade. Deslizando por esse caminho. O caminho crítico do programa determina as primeiras data de conclusão e concentra a atenção da equipe de energia e gestão nas atividades que levarão ao sucesso do projeto. 

7. GARANTIA DE FLUTUAÇÃO TOTAL RAZOÁVEL.

O cronograma deve identificar um total razoável de flutuação (ou folga) – a quantidade de tempo que uma atividade predecessora pode passar antes do atraso e afetar a data estimada de término do programa – para que a flexibilidade do cronograma possa ser determinada. O período de atraso que pode ser acomodado sem a data de término escorregar depende do número de restrições de datas dentro do cronograma e do grau de incerteza nas estimativas de duração, entre outros fatores, mas a flutuação total da atividade fornece uma estimativa razoável desse valor. Como regra geral, as atividades ao longo do caminho crítico têm o menor número total de flutuações. Flutuação total excessivamente alta em uma atividade ou caminho indica que a lógica do planejamento pode estar ausente ou inválida. 

8. REALIZAÇÃO DE UMA ANÁLISE DE RISCO DO CRONOGRAMA.

Uma análise de risco do cronograma começa com um bom cronograma do método do caminho crítico. Dados sobre os riscos do cronograma do programa são incorporados em uma simulação estatística para prever o nível de confiança no atendimento de um programa sobre a data de conclusão; determinar a contingência, ou reserva de tempo, necessária para um nível de confiança; e identificar riscos de alta prioridade. Os programas devem incluir os resultados da análise de risco do cronograma na construção de um cronograma de linha de base executável. 

9. ATUALIZAR A PROGRAMAÇÃO USANDO O PROGRESSO E A LÓGICA REAIS.

Atualizações de progresso e a lógica fornece uma previsão realista das datas de início e conclusão das atividades do programa. É necessário manter a integridade da lógica do cronograma para refletir o verdadeiro status do programa. Para garantir que o cronograma seja atualizado corretamente, as pessoas responsáveis ​​pela atualização devem ser treinadas no agendamento do método do caminho crítico. 

10. MANTER UM CRONOGRAMA DE LINHA DE BASE.

Um cronograma de linha de base, é a base para gerenciar o escopo do programa, e o período para sua realização e os recursos necessários. O cronograma da linha de base é designado como cronograma de destino e está sujeito a um processo de controle de gerenciamento de configuração. O desempenho do programa é medido, monitorado e relatado com relação ao cronograma de linha de base. O cronograma deve ser monitorado continuamente, a fim de revelar quando as datas de conclusão previstas diferem das datas da linha de base e se as variações de cronograma afetam o trabalho a jusante. Um documento base correspondente e explica a abordagem geral do programa, define campos personalizados no arquivo de cronograma, detalha regras básicas e suposições usadas no desenvolvimento do cronograma e justifica restrições, atrasos, longas durações de atividade e quaisquer outros recursos exclusivos do cronograma. 

CONCEITOS GAO-16-89G 5 

As dez melhores práticas representam os principais conceitos de um cronograma confiável. Essas práticas recomendadas não estão em uma ordem específica; eles não pretendem ser uma série de etapas para o desenvolvimento do cronograma. 

A comunidade de auditoria federal é o público principal deste guia. Agências que não possuem uma política formal para criar ou manter programações-mestre integradas também se beneficiam do guia, porque os informará sobre os critérios do GAO para avaliar a credibilidade de uma programação. Além do GAO, as agências de auditoria incluem Inspetores Gerais e serviços de auditoria de agências. Após a discussão em texto das melhores práticas, um apêndice lista as principais perguntas e documentação que os membros da comunidade federal de auditoria que avalia os horários dos programas achará útil. O restante desta seção apresenta os conceitos e atividades inerentes ao cronograma mestre integrado; o caminho crítico do método; planejamento, agendamento e agendador; e um processo para criar e manter agendas confiáveis. 

 

Fonte: https://www.gao.gov/assets/680/674404.pdf 

 

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