* Publicado em Agosto/2016 – Revista Minérios – Edição #382
Estudo de Caso: Programa de Avaliação de Contratadas.
Meta: Visa estabelecer contratualmente, parâmetros de avaliação de desempenho das empresas de prestação de serviços. O trabalho objetiva redução de custos a partir do cumprimento de escopo, custo, prazo, qualidade e segurança dos projetos.
A avaliação é realizada no mesmo intervalo de tempo em que ocorrem as medições financeiras dos serviços, e a nota obtida na avaliação impacta em uma parcela financeira de 10% da medição. Esse impacto financeiro na medição atua imediatamente na gerência e diretoria da empresa contratada, promovendo a rápida solução das dificuldades, quer seja de insuficiências de recursos, má qualidade de mão de obra, ou falhas de processos ou métodos.
Desta forma, as ações são discutidas e tomadas com grande rapidez, otimizando-se todo o projeto, chegando ao final conforme as expectativas do contratante e demais partes interessadas, ou seja, tornando-se um projeto de sucesso. Com isso, evitamos as situações de aditivos de contratos, rompimento de contratos, multas contratuais, prejuízos, pleitos, ações na justiça, acidentes e fracasso dos projetos.
O Project Management Institute (PMI), através do PMBOK, nos trouxe um novo conceito para a execução de projetos e empreendimentos. Através deste conhecimento foram desenvolvidas ferramentas, procedimentos e técnicas para o gerenciamento efetivo de um empreendimento.
Estabeleceram-se abordagens de pensar, de fazer e de agir, provocando mudanças em vários paradigmas da área de gerenciamento de empreendimentos.
Sua influência trouxe uma mudança na forma de se iniciar, planejar, executar, controlar e finalizar os projetos. Provocou mudanças nas responsabilidades de cada uma das partes envolvidas, quer seja contratante, contratado ou partes interessadas (stakeholders).
Assim, temos uma nova definição da missão de um projeto:
- Execução do projeto, sendo sua execução conforme o escopo definido, dentro do prazo previsto, de acordo com o valor orçado, com a melhor utilização dos recursos humanos, a correta utilização dos meios de comunicação, a adequada aquisição dos produtos e equipamentos, com controle dos riscos e da segurança, na qualidade desejada e com a total integração das equipes envolvidas, de forma a atender plenamente as necessidades, desejos e expectativas do empreendedor e demais parte interessadas.
As relações entre as pessoas e nas relações comerciais entre as empresas, também sofreram alterações. Essas mudanças nas relações são continuas, e amadurecem e fortificam de acordo com o nível de conhecimento e aplicação das Práticas de Gestão de Projetos no dia a dia.
Este desenvolvimento do entendimento e aplicação da metodologia poderá ser constatado quando o contratante e contratado não só se comprometem, mas ajustam os termos de cumprimento da metodologia nas cláusulas de um contrato, incluindo impacto financeiro em caso de não atingimento das metas de escopo, custo e prazo.
Aplicação do projeto de redução de custos e confidencialidade
O presente projeto de redução de custos, denominado Programa de Avaliação de Contratadas, foi aplicado a um projeto de mineração onde a empresa Gerenciadora foi contratada para servir como gerenciadora dos projetos ali instalados, para o desenvolvimento do empreendimento como um todo.
Para a preservação de nomes de empresas e confidencialidade dos dados, nenhum cliente será citado.
Com este intuito, propusemos a missão de desenvolver um Programa de Avaliação de Contratadas (prestadores de serviços), que deveria ser incluído na especificação técnica do edital e no próprio contrato. Justifica-se então todos estes esforços para a conscientização das empresas contratantes em novos empreendimentos.
Objetivo
O Programa de Avaliação de Contratadas é um instrumento contratual, que visa avaliar uma empresa contratada referente ao desempenho de suas atividades e entregas ao longo de um período, que normalmente é mensal, no que se refere ao cumprimento do escopo, custo, prazo e segurança de um projeto, impactando financeiramente no valor da medição mensal.
O Programa de Avaliação de Contratadas traz inovação e amadurecimento nas relações interpessoais, relações técnicas e relações comerciais de um projeto, com alcance surpreendente, tornando-se uma poderosa ferramenta para o sucesso do projeto.
Esta ferramenta tem a capacidade de trazer à tona os resultados do trabalho de uma equipe, evidenciando seu desempenho no período. Sabemos que o sucesso de um projeto está nas mãos das pessoas que o conduzem.
Analisamos também que as soluções referentes às dificuldades encontradas no dia a dia de um projeto, muitas vezes estão nas mãos de pessoas que se encontram nos escritórios ou matrizes das empresas, deixando as equipes de campo sem ação para a melhoria ou solução dos problemas.
Quando realizamos a avaliação de uma empresa contratada e a nota obtida impacta diretamente no valor financeiro da medição mensal, imediatamente provoca-se uma reação de análise do ocorrido bem como o que deve ser realizado para recuperar esta avaliação e o valor financeiro, e consequente correção do processo.
Desta forma, o objetivo deste programa é fazer com que todos do projeto trabalhem comprometidos com o escopo, custo, prazo e segurança de uma obra, buscando sempre a melhoria contínua, garantindo a justa remuneração ao contratado, mas penalizando-o financeiramente caso não consiga cumprir os compromissos pactuados, dentro de um ambiente franco e proativo, que permite inclusive a recuperação financeira de uma penalização do mês anterior, caso ele consiga recuperar o seu nível de desempenho no mês seguinte.
Metodologia
- As áreas avaliadas foram: segurança, planejamento, produção, e gestão e qualidade.
- Cada área é avaliada e se obtém uma pontuação que varia de 0 a 100%, que são somadas e, posteriormente, obtidas a média final. Esta nota final é a nota do contratado no referido período.
- De acordo com a tabela a seguir, adquire-se o conceito daquele mês da empresa contratada:
Avaliação grau “péssimo”, em dois períodos de medição poderá representar o cancelamento do contrato, a critério do contratante.
Impacto financeiro da nota de avaliação na medição financeira mensal de 100 % do valor financeiro da medição financeira, 10% sofrerá impacto da nota de avaliação. Esta parcela de 10% é denominada Parcela Variável da Medição.
Exemplo:
• Uma medição de R$1.000.000,00 terá R$900.000,00 liberado para pagamento, e R$100.000,00 sofrerá impacto da avaliação.
• Para notas de avaliação acima de 80%, classificado como desempenho “Muito Bom”, não haverá impacto financeiro na parcela de 10% da medição mensal. Neste caso, paga-se integralmente o valor de R$ 100.000,00.
Assim, para uma Avaliação igual a 55% terá um impacto de 65% na Parcela Variável da Medição. Para o exemplo acima temos R$100.000 x 65% = R$ 65.000,00 liberados para pagamento. Os R$35.000,00 não pagos ficam retidos até a próxima avaliação.
Havendo recuperação da nota no mês seguinte o valor poderá ser recuperado, conforme exemplo abaixo:
• Nota final no mês seguinte = 75%. Utilizando a tabela de Fator de Multiplicação da Parcela Variável da Medição temos o fator 90%.
• Recuperação financeira = (90% -65%) x R$100.000,00 = R$25.000,00.
• Cálculo da retenção financeira definitiva = R$35.000,00 – R$25.000,00 = R$10.000,00.
Desta forma ficaram R$10.000,00 não recuperados, que se converteram em multa devido ao baixo desempenho e falta de capacidade de recuperação total.
Resultados
Resumidamente, podemos apresentar a seguir os resultados alcançados. Pela tabela é possível avaliar dificuldades problemas encontrados antes da implantação do Programa de Avaliação de Contratadas, e em outra coluna quais o ganhos (tangíveis e intangíveis) conseguidos com toda essa sistemática.
| Item/ Etapa | Dificuldades e Problemas antes da Implantação | Ganhos após a implantação do Programa de Avaliação de Contratadas |
| Proposta Comercial | Empresas com menor estrutura ou qualidade normalmente apresentam propostas comerciais mais baratas, porém não realizam um trabalho de qualidade e não cumprem escopo, custo e prazo. | A penalização financeira imposta pelo programa previne a apresentação de propostas de baixa consistência, pois os critérios de avaliação verificam todos os aspectos a serem monitorados durante a execução da obra. |
| Segurança | Não havendo um controle e avaliação permanente da segurança, os itens exigidos pelos editais não são atendidos ou são negligenciados, às vezes por economia e outras por incapacidade. | A avaliação monitora os aspectos de documentação, EPI´s e EPC´s, procedimentos de campo, inspeções de obra, inspeções de 5S e mantém um diálogo com as equipes colocando a segurança em primeiro lugar. |
| Escopo | A dinâmica das obras faz com o cumprimento de escopo seja uma vigilância permanente, sujeitas as várias situações do dia a dia das obra. Situações de conflitos entre empreiteiros e alterações de custo são aspectos de atenção permanente para evitar erros e prejuízos. |
Com a avaliação mensal do cumprimento do escopo evita-se que dúvidas ou falhas persistam, permitindo ações imediatas para evitar erros ou prejuízos. Situações de necessidade são prontamente analisadas e discutidas. Previne-se a criação de situações de pleito, cancelamento de contratos ou mesmo ações na justiça. |
| Prazo | Prazo é um recurso de difícil recuperação e pode implicar em prejuízos, multas, atrasos, perdas, aumento dos riscos e fracasso de um projeto. | A avaliação permanente do atendimento do prazo evita as falhas de atraso dos projetos, muito comum no Brasil. Os desvios de prazo são prontamente acompanhados e os seus desvios representam perdas financeiras para o contratante, e com o uso do programa de avaliação também representará perda para o empreiteiro. A avaliação prevenirá para a não ocorrência desta situação. |
| Custos | A falta de acompanhamento da qualidade, do comprometimento das equipes, metodologia de trabalhos e falta de recursos implica em não atendimento do escopo, do prazo e do custo, representando retrabalhos e prejuízos para o projeto. | O acompanhamento e avaliação dos custos, previne situações de descontrole dos custos, que são fatais para os projetos. A avaliação e controle do custo mês a mês garante que se chegará ao final dentro de um valor factível para o projeto, minimizando os riscos de um fracasso.. |
| Clima Organizacional | Ambiente de projetos é um ambiente de alto desempenho e de muitas cobranças, que, se não estruturados, levam a conflitos e desarmonia constante. | Com o uso do Programa de Avaliação de Contratadas criamos um ambiente de meritocracia, no qual as pessoas e empresas organizadas e proativas são avaliadas e recompensadas pelo sucesso dos métodos e gestão implantada. Ao final, entregamos ao empreendedor o projeto realizado de acordo suas expectativas. |
Conclusão
As avaliações são normalmente mensais e programadas logo ao fim do período de Medição do Contratado. Participam do processo de avaliação o contratante, o contratado e a gerenciadora ou fiscalizadora, quando houver.
Desta forma a sistemática adotada de Avaliação de Contratadas irá retratar o período trabalhado e medido. Assim sendo os problemas e oportunidades de melhorias ocorridos serão vivamente analisados e avaliados.
Cada item é avaliado pelo contratante e ouvido o parecer ou defesa do contratado. O contratante faz a sua avaliação final e registra sua nota.
A nota final avaliação é comunicada ao setor de pagamento de contrato que irá utilizar o fator para cálculo da retenção ou multa da parcela de 10% da medição.
Assim acontecendo, sucessivamente temos um ambiente de gerenciamento de projeto altamente profissionalizado, com todas as metas e compromissos contratuais sendo arduamente perseguidos e cumpridos, obtendo-se ao final o cumprimento dos escopos, custos, prazo e segurança dos empreendimentos.
Este programa está implantado com sucesso anos em obras que a Empresa Gerenciadora atua como fiscalizadora e vem garantindo o cumprimento de escopo, custo, prazo e segurança da contratante e dos empreiteiros contratados para execução de grandes obras de Infra estrutura em Minerações, onde atuaram no ano de 2015 cerca de 80 funcionários da Gerenciadora e 600 funcionários das empresas executoras das obras, envolvendo significativos orçamentos financeiros por parte dos contratantes.
Desta forma o Programa de Avaliação de Contratadas se tornou uma poderosa ferramenta de trabalho nos Projetos Industriais e de Mineração, pois além de garantir o fiel cumprimento do escopo, custo e prazo, contribuiu imensamente para a segurança física das obras e de todos os profissionais envolvidos e a consequente redução de custos.
Esta ferramenta ainda contribuiu para a área de Suprimentos, pois dá a certeza de receber propostas conscientes para a execução dos serviços, conhecedoras do impacto financeiro em caso de não cumprimento com qualidade requerida pelo contrato.
Autores
Ítalo Coutinho, engenheiro industrial mecânico, especialista em gestão de projetos e mestre em administração de empresas
Wilton Santos; engenheiro elétrico e pós-graduado em gestão de projetos
Paulo Márcio A. Santos; engenheiro civil com pós-graduação em gestão de projetos, e gerente do departamento de Obras Industriais da Diefra
* *Fonte: http://revistaminerios.com.br/EdicoesInt/2475/59/Programa_de_Avaliacao_de_Contratadas_permite_intervencao_rapida.aspx
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