Como concluir um projeto com sucesso: reunião de encerramento de projeto

Por:Mídias
Engenharia | Gestão de Projetos

12

Apr 2017

Muito se fala sobre a importância da realização de uma reunião de kickoff bem sucedida para o projeto. Mas devemos lembrar que a reunião de encerramento no fim de um projeto tem a mesma importância, pois permite que a equipe possa rever seu trabalho.

As “lições aprendidas” de um projeto concluído devem ser arquivadas e servir como um centro de conhecimento para futuros projetos e equipes de projeto.

Encerramento do projeto

É importante estabelecer um fechamento formal do projeto para obter a aceitação final do cliente, e também serve como uma indicação para a equipe do projeto de que o projeto está oficialmente concluído. Você também deve usar o encerramento do projeto para obter e dar feedback.

Na maioria dos projetos, haverá dois encerramentos: o fechamento administrativo e o fechamento do contrato. O encerramento administrativo inclui atividades como coleta e análise de documentos do projeto, avaliação do escopo e os resultados, análise do sucesso do projeto e criação de um relatório final do projeto. O encerramento do contrato inclui a garantia de que todos os critérios para o encerramento do projeto são cumpridos, ou seja, que o produto final ou serviço foi entregue e é para a satisfação do cliente, ou seja, verificar se o produto atende aos termos contratuais.

Lista de verificação Reunião de encerramento

O propósito 

  • Retenção e transferência de conhecimentos
  • Avaliar a revisão do projeto e identificar as lições aprendidas
  • Obter a aceitação oficial dos clientes do produto final
  • Para fechar oficialmente o projeto
  • Para garantir que quaisquer atividades e tarefas pendentes potenciais sejam atribuídas às pessoas certas

O objetivo

  • Deve haver um relatório final do projeto, ou relatório de encerramento, no final da reunião
  • O relatório deve captar: o que correu bem, quais foram os desafios, as lições aprendidas, as ações recomendadas para o futuro e qualquer informação que você acha que seria útil para futuros projetos e equipes.

Os participantes

  • Gestor de projeto
  • Equipe do projeto
  • Patrocinador do projeto
  • Partes interessadas importantes do projeto (por exemplo, o cliente)
  • Não obrigatório, mas um bom complemento: moderador / facilitador que não está diretamente envolvido no projeto. Isto assegurará um procedimento de reunião estruturado e também a objectividade necessária para conduzir a reunião de forma eficaz.

Antes do encontro

  • A reunião de encerramento deve ser planejada desde o início, ou pelo menos no início. Deve mesmo ser incluída como parte das entregas do projeto.
  • É importante realizar a reunião muito logo após a equipe ter terminado os resultados.
  • Certifique-se de definir a data da reunião em torno dos horários dos participantes principais
  • Criar uma agenda de reunião: obter sugestões dos participantes e adicionar agenda aos minutos da reunião antes da reunião
  • Envie a agenda para os participantes antes que eles possam se preparar para a reunião
  • Prepare o material de apresentação.
  • Preparar materiais importantes do projeto, por exemplo, plano do projeto, escopo do projeto e declarações de especificação de requisitos , análises de dados relevantes , relatórios de orçamento , etc.
  • Prepare perguntas de discussão, aqui estão algumas perguntas de exemplo:
    • O que foi realmente bem?
    • Como podemos replicar os sucessos em projetos futuros?
    • Que desafios enfrentamos e como conseguimos gerir os desafios?
    • Como poderíamos ter gerido melhor os desafios?
    • Será que permanecer no orçamento, escopo e tempo? Quanto se desviou do plano do projeto?
    • Todos sabiam exatamente quais eram suas responsabilidades e seu papel?
    • Avaliamos e gerimos os riscos de forma eficaz?
    • Que riscos e mudanças não conseguimos antecipar?
    • Como podemos avaliar melhor os eventos imprevistos?
    • Como podemos usar a experiência e o conhecimento adquiridos para projetos futuros?
    • Que recomendações podemos dar aos futuros projetos, gerentes e equipes?

Durante o encontro

  • A equipe identifica, discute e documenta os êxitos do projeto,
  • Identificar áreas de melhoria, lições aprendidas, recomendações para futuros projetos etc.
  • Discuta as próximas etapas e quaisquer possíveis ações pendentes do projeto
  • Siga a agenda da reunião para manter a reunião focada
  • Agenda da reunião:
    • Explicação da finalidade da reunião
    • Introdução de participantes que não são conhecidos de todos (por exemplo, o moderador externo ou partes interessadas externas)
    • Introdução do projeto
    • Avaliação do projecto
    • Identificação das lições aprendidas
    • Próximos passos
    • Fechamento oficial do projeto
  • Avaliação do sucesso do projeto: analisando os resultados planejados e reais, comparando as realizações com o objetivo do projeto, indicadores como qualidade e ROI.
  • Lições aprendidas:
    • O que deu certo e o que deu errado
    • O que pode ser melhorado, por exemplo, processos, métodos, estratégias, produtividade etc.
    • Recomendações para projetos futuros
  • Feedback: solicite e envie comentários para a equipe do projeto
  • Discuta as próximas etapas:
    • Tarefas pendentes ou atividades de acompanhamento do projeto
    • Criação de relatório final de encerramento
    • Disponibilizar a documentação do projeto, incluindo o relatório de encerramento, a futuros projetos e equipas, ou seja,
  • Projeto oficialmente fechado:
    • Oficialmente marcar o projeto como “Concluído”
    • Reconhecer a conquista da equipe
    • Celebrar o sucesso da conclusão do projeto

Depois da reunião

  • Escreva imediatamente os minutos da reunião, incluindo decisões importantes e itens de ação
  • Obter aprovação para os minutos da reunião e enviá-la aos participantes
  • Criar relatório de encerramento
  • Relatório de revisões do gerente de projetos
  • Enviar relatório de encerramento à equipe do projeto, patrocinador do projeto e outros participantes da reunião
  • Adicionar relatório de encerramento à pasta do projeto e arquivá-lo
  • Tornar a pasta acessível para futuras equipes de projeto

*Fonte: InLoox


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